Novedades actualizaci髇 Mayo 2019
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NOVEDADES ACTUALIZACI覰 MAYO 2019

07/05/2019 - NOVEDADES
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Novedades mas importantes de la versión 2019.0.5.0 disponible en Mayo del 2019


REGISTRO DE HORAS TRABAJADAS, VACACIONES Y AUSENCIAS DE EMPLEADOS

Para facilitar la adaptación a la nueva normativa de registro obligatorio de horario de jornada laboral que entrará en vigor el próximo 12 de mayo del 2019, hemos añadido nuevas funciones al programa para permitir registrar las horas trabajadas/ausente por cada empleado cada día, así como los días disfrutados de vacaciones, ausencias por enfermedad, baja o accidente. 

 

REGISTRO DE VACACIONES Y DIAS DE BAJA O AUSENCIAS POR EMPLEADO:

+ CIRCUITO DE SOLICITUD Y APROBACIONES DE VACACIONES, BAJAS Y AUSENCIAS

Primero veremos de forma general como funciona el circuito de solicitud y aprobación de dias de ausencias. Luego entraremos en detalle en cada concepto para ver como se configura con el programa.

El circuito de solicitud y aprobación de ausencias es el siguiente:

1.- El empleado, desde la pantalla Agenda > Mis datos > Calendario laboral del programa puede solicitar a su responsable o jefe de grupo la aprobación de días de vacaciones, ausencias, etc. Los dias solicitados le aparecerán en su calendario como "Pendientes de aprobación"

2.- El responsable del empleado recibe un email automático avisando de que un empleado del cual él o ella es responsable solicita unos días.

3.- El responsable del empleado puede consultar las solicitudes pendientes y los calendarios de todos los empleados de los cuales es responsable en la pantalla Agenda > Mis datos > Equipo de trabajo

4.- El responsable acepta o rechaza la solicitud del empleado. El empleado recibe un email automático avisándole de que su solicitud ha sido procesada y el resultado de la misma. Los dias aparecen en su calendario como aprobados o rechazados.

Los responsables de RRHH pueden hacer las mismas funciones (aprobar o rechazar solicitudes y dar de alta o eliminar ausencias) que cualquier responsable de equipo sobre cualquier empleado de la empresa desde la pantalla Configuración > RRHH > Empleados

 

+ CONFIGURACION

Para utilizar estas nuevas funciones es necesario configurar los siguientes apartados:

CALENDARIO LABORAL DE LA EMPRESA

En Configuración > RRHH > Calendarios se pueden crear diferentes calendarios laborales de la empresa. En este calendario se marcan los dias no laborables (fines de semana y días festivos) que tendrá la empresa a lo largo del año por festivos nacionales, regionales o locales. Si la empresa tiene varias delegaciones, puede crear diferentes calendarios para cada región (por ejemplo, "Calendario laboral Madrid" y "Calendario laboral Barcelona", con los festivos propios de cada comunidad autónoma). Luego veremos como cada empleado puede quedar asociado a un calendario laboral, en función de la delegación en la que trabaja.

Para crear los fines de semana, marcar los días que no trabaja la empresa a la semana (por ejemplo, "Sábado" y "Domingo") y pulsar el botón "Actualizar". Los fines de semana se mostrarán en gris claro.

Para añadir o eliminar un día festivo, hacer clic sobre el día deseado y marcar/desmarcar la casilla de "Inhábil". El día se mostrará en gris oscuro.

MOTIVOS DE AUSENCIAS

En Configuración > RRHH > Motivos de ausencias se pueden dar de alta los distintos motivos por los que puede ausentarse un trabajador (Enfermedad, vacaciones, etc.) y asignar a cada motivo un color que luego será el mostrado en el calendario del trabajador.

RESPONSABLE DEL EMPLEADO

Hay un nuevo campo dentro de la ficha del empleado (Configuración > RRHH > Empleados > Administración) que permite definir que empleado es el responsable o jefe de grupo de cada empleado. El responsable o jefe de grupo podrá aprobar o rechazar solicitudes de vacaciones, bajas o ausencias de los empleados de los que sea responsable.

 

+ OPERATIVA

En la gestión de ausencias intervienen tres pantallas principales:

1 - Configuración > RRHH > Empleados > Calendario laboral: En esta pantalla es posible gestionar todas las opciones relacionadas con las bajas y ausencias de un empleado. Esta pantalla debe ser accesible solamente para los responsables de RRHH de la empresa

2 - Agenda > Mis datos > Calendario laboral: Desde esta pantalla, cada empleado puede solicitar dias a su responsable y consultar su calendario laboral. Esta pantalla es accesible para todos los empleados aunque cada empleado solo ve sus datos.

3 - Agenda > Mis datos > Equipo de trabajo: Desde esta pantalla, el responsable de un equipo de trabajadores puede consultar y gestionar los dias de sus empleados con las mismas opciones que un responsable de RRHH, pero solo para los empleados que están a su cargo. 

1 - CALENDARIO LABORAL DEL EMPLEADO PARA RESPONSABLES DE RRHH

En Configuración > RRHH > Empleados hay una nueva pestaña "Calendario laboral" en la ficha de cada empleado:

El campo "Calendario laboral" permite asignar al empleado el calendario laboral creado en el paso anterior correspondiente a su delegación o centro de trabajo.

El botón "Copiar festivos" copiará todos los festivos del calendario laboral de la empresa al calendario laboral del empleado

Las opciones de la zona inferior "Alta de ausencias" y Gestión de ausencias" permite dar de alta, modificar (aprobar o rechazar) y eliminar ausencias del empleado por el responsable de RRHH

Haciendo clic sobre cualquier día se puede consultar toda la información relacionada con ese día:

En esta pantalla también se muestra un enlace al "Registro de horas" que permite consultar las horas efectivas trabajadas por cada empleado cada mes y sacar un informe de este registro.

2 - MI CALENDARIO LABORAL

En Agenda > Mis datos > Calendario laboral cada empleado puede consultar y/o solicitar días a su responsable:

3 - GESTION DEL EQUIPO PARA RESPONSABLES

En Agenda > Mis datos > Equipo de trabajo los responsables de equipo pueden ver las solicitudes pendientes de su equipo, aprobarlas o rechazarlas y consultar los calendarios laborales de todo su equipo.

Para ver el calendario laboral de cada empleado, hacer doble clic sobre el empleado.

 

 


 

REGISTRO DE HORAS TRABAJADAS POR EMPLEADO

Se han añadido nuevas funciones para permitir el registro de las horas efectivamente trabajadas por cada empleado cada día y cumplir de esta forma con la nueva normativa de registro obligatorio de horario de jornada laboral que entrará en vigor el próximo 12 de mayo del 2019.

HORARIO LABORAL

En la pantalla Configuración > RRHH > Empleados ahora se puede definir el horario laboral de cada empleado en dos franjas horarias (por ejemplo, de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00). El horario aquí definido será el que el sistema propondrá por defecto cuando el empleado registre sus horas trabajadas cada día, de forma que, si ha trabajado sus horas normales, el registro de horas será simplemente confirmar los datos propuestos por el programa y se hará de forma muy ágil con un solo clic de ratón.

REGISTRO DE HORAS

Se ha añadido una nueva pantalla en Agenda > Registro de horas que permite introducir las horas trabajadas cada día, 

Al entrar en esa pantalla, el programa por defecto rellenará el campo de fecha con la fecha actual y las horas de inicio/fin con las definidas como horario laboral en la ficha del empleado. Pulsando el botón "Registrar" el empleado guarda las horas trabjadas ese día.

En caso de ausencia, es posible indicar el motivo de la ausencia y añadir notas aclarativas.

En la tabla inferior se muestran todos los registros ya introducidos del mes en curso. Estos registros pueden ser eliminados seleccionándolos y pulsando el botón "Borrar".

El recuadro superior derecho muestra un resumen de los días y horas registradas en el mes actual. Los botones de "Anterior" y "Siguiente" permite desplazarse por los meses y consultar los datos de cualquier mes.

El botón "Imprimir" permite sacar un informe de las horas del mes para firmar y archivar por parte de la empresa y el trabajador:

INFORME DE REGISTRO DE HORAS

El informe anterior puede ser impreso por los responsables de RRHH desde Configuración > RRHH > Informes > Registro de horas para cualquier mes y trabajador de la empresa

REGISTRO DE HORAS EN MODULO WEB

Para los trabajadores que no se encuentre físicamente en la oficina, es posible registrar sus horas trabjadas desde el módulo web del programa en la nueva opción "Registro de horas":


CALENDARIO SEMANAL

El Calendario de la Agenda ahora permite ver los avisos por semana, además de por mes y por día:

 


NUEVA FUNCIONALIDAD: CLIENTE FACTURACION

Se ha añadido un nuevo campo "Cliente facturación" en la ficha de Cliente > Facturación que permite definir otro cliente, distinto del actual, al que se emitirán las facturas del cliente actual. Es decir, si el Cliente UNO tiene informado en su ficha que su cliente de facturación es el Cliente DOS, cada vez que se le haga una factura al Cliente UNO, se cambiará automáticamente el cliente de la factura por el Cliente DOS, con lo que la factura finalmente quedará a nombre del Cliente DOS.

Este nuevo campo afecta a cualquier forma de facturación en el programa. Es decir:

- Facturación de un albaran directo

- Facturación de un proyecto

- Facturación de varios albaranes mediante el proceso de "Facturación de albaranes"

- Facturación de contratos

- Prefacturas

- Opción de "Traer albaranes" desde una factura: En este caso, si se genera una nueva factura para el Cliente DOS, al mostrar sus albaranes pendientes de facturar se mostrarán todos los albaranes propios del Cliente DOS, más todos los albaranes pendientes del Cliente UNO, que tiene indicado en su ficha que su cliente de facturación es el Cliente DOS.

 


NUEVO CAMPO "AVISAR DE PREVISIONES VENCIDAS" EN FICHA DE CLIENTE

En la ficha del Cliente > Pestaña "Otros" se ha añadido un nuevo campo "Avisar de previsiones vencidas". Si este campo se activa, al generar al cliente un nuevo presupuesto, proyecto, albarán o factura, el sistema mostrará un mensaje de advertencia en caso de que el cliente tenga alguna factura pendiente de cobro cuya previsión de cobro haya vencido.

 


NUEVO PROCESO DE CAMBIO MASIVOS EN CLIENTES

En el listado de Clientes > Acciones > Cambios masivos se han añadido nuevas opciones que permiten cambiar de forma masiva los campos Vendedor, Grupo, Subgrupo y Avisar de previsiones vencidas

 


CALCULO AUTOMÁTICO DE LAS PROBABILIDADES Y PLAZOS DE ACEPTACIÓN DE PRESUPUESTOS

Se han añadido nuevas opciones que permiten programar el sistema para que calcule de forma automática las probabilidades y el tiempo que tardará un cliente en aceptar un presupuesto. Para usar estas funciones, hay que rellenar las nuevas tablas disponibles en Proyectos > Configuración: "Probabilidades de aceptación" y "Plazos de cierre"

En la tabla "Probabilidad de aceptación" es posible definir la probabilidad (%) de aceptación de un presupuesto en función de su importe y de si es una venta nueva o a un cliente ya existente (venta recurrente)

En la tabla "Plazo de cierre" se puede definir el número de días que transcurrirán desde el alta de un presupuesto hasta su aceptación en función del importe del presupuesto

Una vez rellenados estos datos, al crear un nuevo presupuesto, el sistema calculará automáticamente las fechas y porcentajes. El dato propuesto por el sistema puede ser modificado manualmente pulsando el icono situado al lado del campo:

 


FILTRO "SOLO RETENCIONES EN BLANCO" EN INFORME DE RETENCIONES

Para evitar confusiones a la hora de sacar el listado de retenciones practicadas, se ha añadido un nuevo filtro en el listado de Declaraciones > IRPF > Retenciones practicadas (111-115-190) que permite mostrar solo las retenciones que tengan el tipo en blanco

 


MODULO WEB: NUEVA PAGINA DE INICIO PARA CLIENTES, EMPLEADOS Y PROVEEDORES

Se ha cambiado la página de entrada del módulo web, mostrando un resumen de los documentos más importantes para facilitar la navegación y dar una visión global de la situación:


MODULO WEB: POSIBILIDAD DE SOLICITAR UN PRESUPUESTO SIN SER CLIENTE

Se ha añadido la posibilidad de que un navegante que llegue a la Intranet y no sea cliente, pueda solicitar un presupuesto a la Agencia:


MODULO WEB: FACTURAS ADJUNTAS DE TRADUCTORES

Se ha añadido la posibilidad para los traductores de adjuntar el fichero de su factura al crear la prefactura. Ahora también se genera un aviso por email automático de que el traductor ha creado una nueva prefactura y se envía al responsable de proveedores.


MODULO WEB: TEXTO EN PIE DE LA INTRANET

En WEB > Configuración > Texto pie se puede definir un texto genérico que aparecerá en el pié de todas las páginas de la Intranet. Puede ser útil para mostrar condiciones legales, de protección de datos, información de contacto, etc.


MODULO WEB: CAMPO PRESUPUESTO VISIBLE EN TAREAS DE CLIENTE

Se ha añadido la columna "Presupuesto" visible en tareas pendientes y terminadas de clientes


MEJORAS EN PANTALLA "FACTURAR ALBARANES"

En la pantalla Ventas > Procesos > Facturar albaranes se han añadido los campos de presupuesto y proyecto así como el total de los albaranes seleccionados


 

CAMPO "VENDEDOR" EN LISTADO DE PREVISIONES DE COBRO

Se ha añadido el campo del vendedor en el listado de previsiones de cobro para poder filtrar las previsiones pendientes de cada vendedor.

 


COLUMNA "COSTE" EN EL LISTADO DE PRESUPUESTOS

Se ha añadido la columna "Coste" y "Coste divisa" en el listado de presupuestos

 


MARGEN ESTIMADO EN ANALISIS DE PROYECTOS

Se ha añadido el concepto de "Margen estimado" en el informe de "Análisis de proyectos" como las ventas previstas del proyecto divididas por los costes reales hasta el momento

 


TIEMPO DE INACTIVIDAD MAXIMO POR USUARIO

Ahora se puede definir el tiempo máximo de inactividad antes de que el programa se cierre automáticamente para cada usuario, en lugar de uno genérico para toda la empresa. Para hecerlo, cambiar el campo "Límite sesión inactiva (min.)" en la ficha del usuario.

 


PREFACTURA EN EUSKERA

Añadido informe de Prefactura en el idioma Euskera

 

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