Gestión de proyectos de traducción

Importación CAT
La gestión de los proyectos se simplifica y optimiza con la generación automática de órdenes de trabajo y las herramientas de seguimiento de tareas que le ofrece Gespoint Translator Professional. El alta de un nuevo proyecto se puede hacer automáticamente importando un fichero de análisis de las herramientas CAT más habituales (Trados, Transit, etc.) o mediante la aceptación de un presupuesto previo. También es posible dar de alta manualmente presupuestos, proyectos y facturas.

Gestión documental integrada
El programa genera automáticamente una carpeta por cada cliente, presupuesto y proyecto, permitiendo definir libremente la estructura de carpetas que se crean automáticamente en cada carpeta de proyecto (origen, destino, memorias, glosario, etc.)

Desde el mismo proyecto se adjuntan los archivos de origen y destino, los análisis de las herramientas CAT y cualquier otro archivo relacionado con el proyecto.

Seguimiento de los trabajos
El seguimiento de cada trabajo se puede realizar hasta de cuatro formas distintas dentro del programa. Mediante un visual calendario, usando un planning o con diferentes listados de tareas.

¿Necesita subcontratar trabajos?
Añadiendo el módulo de subcontratación de trabajos convertirá su Gespoint Translator Professional en un Gespoint Translator Business obteniendo todas las posibilidades de subcontratación y gestión avanzada de proyectos de la versión Business. Este módulo puede ser añadido en cualquier momento conservando todos los datos anteriores introducidos en su sistema.

El Modelo Automatico de Recordatorios (Sistema MADRE) envía automáticamente emails de recordatorio a los Project Manager, Clientes, etc. avisándoles de próximos vencimientos de tareas o proyectos, disponibilidad de archivos nuevos en la Intranet, vencimiento de facturas, etc. Los avisos son totalmente personalizables por la empresa y se pueden activar o desactivar para cada cliente, empleado o proveedor.

Entrega de proyectos
La entrega y facturación de un trabajo terminado se realiza mediante un simple click de ratón, generando automáticamente la factura, su contabilidad, impuestos y previsones de cobro asociadas al proyecto. El sistema puede también avisar al cliente del trabajo finalizado y enviarle un email con un enlace para que pueda descargar los archivos de la traducción terminada.

Facturación y cartera

Facturación de ventas y compras
El control de tesorería de la empresa se realiza de forma automática mientras va realizando facturas y cobros a clientes o facturas y pagos de los proveedores. El programa automáticamente realiza la imputación de todos los gastos e ingresos a cada proyecto. El programa permite registrar de forma cómoda todas las ventas, compras, cobros, pagos, abonos, anticipos, gastos generales (nóminas, seguros sociales, alquileres, etc.).

Control de cobros y pagos
El módulo de cartera de Gespoint Translator le permite controlar los cobros y pagos pendientes de cada proyecto y factura, los anticipos, así como el saldo y riesgo de cada proyecto, cliente y proveedor.

Declaraciones de impuestos

Modelos oficiales
El módulo declaraciones le permite generar toda la información necesaria para la presentación de sus impuestos. Generación automática del modelo 303 de IVA, listados de retenciones soportadas y repercutidas, modelos 130, 111, 115 y 190, libro registro de facturas emitidas y recibidas, fichero 340, 347, 349, etc.

Factura-e y SII (Suministro Inmediato de Información del IVA)
Gespoint Translator genera directamente facturas electrónicas en formato Factura-e válidas para el envio a la administración pública (Ayuntamientos, Diputaciones, etc.) mediante el Punto General de Entradas de Facturas Electrónica FACe.gob.es

Gespoint Translator emite los libros de registro de IVA (SII) en ficheros preparados para su presentación a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria

Integración con AFIP (Argentina)
Gespoint Translator, a través de la plataforma Facturante se comunica directamente con la AFIP Argentina y obtiene el CAE de cada factura, emitiendo un comprobante 100% válido para AFIP directamente desde el programa.

Actualizaciones fiscales y legales
Gespoint Translator es adaptado y actualizado continuamente para las nuevas normativas vigentes (SEPA, SII, RGPD, Factura-e, etc.) en los paises donde el programa está disponible.

Presupuestos

Gestión de presupuestos de traducción o interpretación
Gespoint Translator permite realizar presupuestos de una forma rápida, agilizando el proceso de captación de operaciones. Especifique el idioma de origen, el de destino, el tipo de trabajo a realizar (traducción, interpretación, etc.) y la cantidad de unidades necesarias (palabras, horas, documentos, etc.). El programa le calculará automáticamente el precio a aplicar segun el cliente y las tarifas de la empresa.

Duplique presupuestos o tareas para crear rápidamente presupuestos de mútiples idiomas de origen y/o destino.

Gestión documental
Puede adjuntar al presupuesto los documentos que el cliente solicita traducir mediante la gestión documental integrada en el programa. Todos los empleados de la empresa tendrán acceso automáticamente a los documentos compartidos independientemente de la ubicación física del archivo.

Integración con programas de correo
La integración con los distintos programas de correo existentes en el mercado (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, etc.) permite enviar al cliente el presupuesto como un archivo adjunto PDF directamente desde el programa y queda registrado cuando y quien se lo envió.

Seguimiento y control
El seguimiento automatizado del presupuesto permite saber en todo momento el estado del mismo, registrando todas las comunicaciones realizadas con el cliente durante la negociación. El módulo CRM le permite registrar y hacer seguimiento de todas las tareas comerciales realizadas con un cliente o presupuesto, optimizando las labores comerciales de la empresa.

Traspaso de presupuesto a proyecto
Una vez aceptado un presupuesto, este se convierte en un proyecto con un simple click de ratón, traspasando al proyecto todos los datos definidos previamente y los documentos adjuntos.

CRM

Más oportunidades de negocio y más ingresos
El módulo CRM para la gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management) le ayuda a identificar, captar y fidelizar a sus clientes. Con el CRM mejora las relaciones con el cliente ya que, de un vistazo, se puede consultar el historial de interacciones con cualquier cliente, cuándo se ha hablado por última vez con él, qué productos ha adquirido, emails enviados, sus presupuestos, reclamaciones, etc. para poder ofrecerle lo que necesita en el momento adecuado.

Control de oportunidades de venta
El control de Oportunidades de venta le permite identificar y registrar las oportunidades que surgan de clientes o posibles clientes, indicando los competidores con los que se enfrenta, el valor económico de la oportunidad, el porcentaje de probabilidad de cierre estimado y todas las acciones (llamadas, emails, visitas, etc.) que cada comercial ha realizado o tiene previsto realizar para intentar ganar esa oportunidad.

Gestión de contactos
La herramienta CRM también hace posible que los equipos de ventas se relacionen de forma más efectiva con los clientes y contactos, compartiendo información fácilmente, en equipos de trabajo mejor coordinados.

Envio de emailings masivos
El Generador de Emailings le permite enviar correos masivos a todos sus contactos y realizar un seguimiento de sus respuestas, identificando quién ha abierto un email, en que imágenes o enlaces han hecho click, qué día y hora lo vieron, cuantas veces pincharon en cada enlace, etc.

Mayor eficiencia comercial para generar más ventas
Cierre las ventas con mayor rapidez, con un lugar centralizado para almacenar y actualizar toda la información, registrar interacciones y supervisar el progreso de las oportunidades.

Multidivisa

Gestión multidivisa
El módulo multidivisa de Gespoint Translator permite trabajar en todo el programa con diferentes monedas y tipos de cambio. Es posible definir precios de clientes y proveedores según la divisa utilizada por cada uno, emitiendo presupuestos, pedidos, facturas, cobros, pagos y asientos contables en diferentes divisas.

El programa automáticamente registra y contabiliza las diferencias, positivas o negativas, provocadas por las diferencias de cambio al operar con diferentes divisas.

Proyectos multidivisa
El trabajo con diferentes divisas en proyectos de traducción es agil y transparente para el usuario. Es posible, por ejemplo, definir un proyecto con una divisa de venta para el cliente, distinta de la divisa local usada por la empresa.

Gestión de reclamaciones

Mejore la relación con sus clientes
Otro valor añadido que le aporta el sistema de calidad a su empresa, es cómo manejar las quejas, reclamaciones y sugerencias.

Con Gespoint Translator Professional podrá gestionar cada reclamación de forma rápida, lo que le permitirá:

1) Dar una respuesta en tiempo y forma esperado por el cliente.
2) Realizar seguimiento de las reclamaciones.
3) Realizar análisis de resultados de las reclamaciones y detección de mejoras.
4) Gestión de la mejora continua.

Dentro de la reclamación encontrará la siguiente información:
- La fecha de alta de la reclamación, el cliente y la persona que interpuso la reclamación
- El motivo de la queja, reclamación o sugerencia
- El estado de su tramitación
- La persona responsable que está tramitando esta reclamación
- Podrá adjuntar el documento enviado por el cliente con la correspondiente reclamación
- Cualquier observación relacionada con la reclamación y su resolución
- La fecha de cierre de la reclamación una vez resuelta
- La reclamación /sugerencia se puede vincular a una tarea, proyecto, factura o presupuesto origen de la reclamación, queja o sugerencia

Modelo Automático de Recordatorios (Sistema MADRE)

Recordatorios de tareas de traducción
El Modelo Automático de Recordatorios de Gespoint Translator (Sistema MADRE) garantiza que ninguna tarea importante sea olvidada. El sistema vigila automáticamente el vencimiento de cada tarea de los proyectos en curso y envía emails recordando los próximos vencimientos a las partes involucradas en un proyecto (Project Manager, Traductor, Empleado y/o Vendedor).

Aviso de nuevo proyecto asignado
El sistema también puede avisar al responsable de un nuevo proyecto o Project Manager, de que se le ha asignado un nuevo proyecto que deberá empezar a gestionar.

Recordatorios de cobro a clientes
Se puede programar el sistema para que recuerde de forma automática a los clientes el vencimiento de sus facturas, facilitando y automatizando la gestión de cobro de la empresa.

Avisos personalizados
El sistema MADRE permite definir el texto de los avisos que se enviarán a empleados, clientes y proveedores, así como el plazo de antelación con el que se les tiene que avisar. Es posible definir los avisos en diferentes idiomas para que a cada cliente, empleado o proveedor le llegue el aviso en su idioma.

Envíos selectivos
Es posible seleccionar a que clientes, proveedores o empleados enviar o no enviar avisos automáticos, pudiendo utilizar el sistema de recordatorios solo con las personas seleccionadas.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Cumplimiento del RGPD
A partir del 25 de mayo de 2018 es de aplicación obligatoria para todas las empresas de la Unión Europea el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) aprobado en abril de 2016 por la Unión Europea.

Funciones RGPD de Gespoint Translator
- Seguridad en el tratamiento: Posibilidad de definir una política de seguridad a nivel de empresa fortaleciendo las contraseñas de los usuarios, registrando sus accesos y los campos manipulados por cada usuario
- Permisos por usuario: Posibilidad de definir para cada usuario, a qué datos tiene acceso total, acceso solo lectura o acceso denegado.
- Gestión Documental integrada: Permite almacenar todos los documentos enviados y recibidos relativos a peticiones, consentimientos, revocaciones, etc.
- Gestión de entidades principales: Clientes, proveedores, empleados, contactos potenciales, etc.
- Registro de los consentimientos: Almacenamiento y control de estado de todas las peticiones realizadas y recibidas (fecha de emisión, recepción, estado, responsable, etc.)
- Gestor RGPD: Posibilidad de definir el empleado responsable del tratamiento de los datos en la empresa
- Campos protegidos: Posibilidad de definir libremente los campos sobre los cuales realizar un registro de actividad.
- Registro de actividad: Registro e histórico de todos los cambios realizados sobre cualquier campo protegido.
- Derecho a la portabilidad: Posibilidad de exportar toda la información de cualquier entidad (cliente, proveedor, contacto, etc.) a formatos estandar (Excel, Word, PDF, XML, etc.).